Vorlage - 2020/23-096  

Der Amtsausschuss beschließt die Beschaffung eines Terminvergabesystems für die Amtsverwaltung.

Die Beschaffungskosten in Höhe von ca. 6.800 € werden im Nachtragshaushalt 2020 bereitgestellt. Die laufenden monatlichen Kosten in Höhe von ca. 400 € werden ebenfalls laufend im Haushalt bereitgestellt.  

Die Amtsverwaltung hat beantragt die Beschaffung eines Warte- und Onlineterminvergabesystems zu bewilligen.

Zur Begründung führt die Verwaltung aus, dass

- aufgrund der Corona-Pandemie wurde das Amt dieses Jahr für mehrere Monate geschlossen. Der Bürger hatte daraufhin die Möglichkeit bei den zuständigen Mitarbeitern verbindliche Termine zu vereinbaren. Dies führte zum einen dazu, dass der Warteraum (Flur Melde- und Sozialamt) stets leer war. Dadurch konnte gewährleistet werden, dass der Begegnungsverkehr auf ein Minimum reduziert wurde und alle gesetzlichen Regelungen umgesetzt werden konnten. Die Bürger haben diese Veränderung positiv wahrgenommen. Zum einen hatte der Bürger dadurch die Möglichkeit das Meldeamt termingerecht zu erreichen, ohne dabei längere Wartezeit zu haben, zum anderen setzte der Bürger sich keiner potenziellen Gefährdungslage aus, da keine weiteren Personen im Warteraum waren. Die Terminvergaben wurden in diesen Monaten durch eine Mitarbeiterin des Meldeamtes vorgenommen. Nachteil dabei ist, dass es sich gezeigt hat, dass diese Mitarbeiterin nur damit beschäftigt ist, Telefondienst mit Terminvergabe zu verrichten. Dies bindet immense personelle Kapazitäten. Sofern man ein Onlinevergabesystem implementieren würde, könnte das Vereinbaren von Terminen über die amtseigene Internetseite erfolgen. Sofern der Bürger keinen Zugang zum Internet hat, kann er weiterhin telefonisch einen Termin vereinbaren.

- das Meldeamt ist der publikumsträchtigste Bereich. Viele Aufgabenbereiche des Meldeamtes wurden in den letzten Jahren deutlich komplexer. Andere Aufgaben sind gänzlich neu. Um weiterhin die Aufgabenerledigung gewährleisten zu können, ist es notwendig den Publikumsverkehr und die daraus resultierenden Arbeiten planbarer zu machen. Das System bietet die Möglichkeit den Arbeitsanfall besser planen zu können. Es wird ermöglicht die personellen Ressourcen in Einklang mit dem Arbeitsaufwand zu bringen, ohne weiteres Personal einstellen zu müssen. Vergleichbare Gemeinden bzw. Ämter sind sowohl personell besser aufgestellt, als auch im Besitz eines Warte- und Onlineterminvergabesystems.

- das Vergabesystem soll auch für das Sozialamt eingeführt werden. Die zuvor genannten Vorteile gelten auch für diesen Verwaltungsbereich.

Im Zuge der Beschaffung eines Systems wurden drei Anbieter angefragt und um Abgabe eines Angebotes gebeten. Nach Prüfung der Angebote und Systeme wird das System der Fa. Memomatic als am geeignetsten erachtet und die Beschaffung daher empfohlen.

Am Sitzungsabend werden weitere Erläuterungen gegeben und Fragen beantwortet werden.

Anlage/n:

Angebote/Kostenvergleich u.a.