Vorlage - 2021/23-180  

Der Amtsausschuss stimmt dem vorgestellten Beteiligungskonzept und dem vorläufigen Angebot vom 21.10.2021 (mit folgenden Änderungen) zu.

Der Amtsvorsteher wird zur entsprechenden Auftragserteilung ermächtigt.

Bemerkungen:

Aufgrund des § 22 GO waren keine / folgende Amtsausschussmitglieder von der Beratung und Abstimmung ausgeschlossen; sie waren weder bei der Beratung noch bei der Abstimmung anwesend: ...

Der Amtsausschuss hat sich in seiner Sitzung am 24.06.2020 für den Neubau der Dörfergemeinschaftsschule Zarpen Schulgebäudes ausgesprochen.

Für eine sinnvolle Konzeption des Schulgebäudes und des Schulgeländes ist ein Raum- und Funktionsprogramm erforderlich. Dieses kann am besten in einem von einem erfahrenen Planungsbüro begleiteten Beteiligungsverfahren entwickelt werden.

Die Gemeinde Zarpen hat mit der Aufstellung der notwendigen Bauleitpläne das ein erfahrenes Planungsbüro in Hamburg beauftragt. Das Büro hat Erfahrungen in der Begleitung und Durchführung solcher Beteiligungsverfahren. In einem ersten Treffen mit der Schulleitung, dem Vorsitzenden des Schulausschusses und dem Amtsdirektor ist über Inhalte und Ablauf gesprochen worden. Wichtigste Ergebnisse sind:

• Die Schule hat bereits eine „Projektgruppe Schulbau“ (vier Lehrerinnen und Leitung des offenen Ganztags) gebildet. Es wird empfohlen, die Gruppe durch je ein/e Vertreter/in des Schulträgers, der Eltern und der Verwaltung zu erweitern. Diese Gruppe kann dann auch im Rahmen des Beteiligungsverfahrens eine wichtige Kommunikationsfunktion zwischen den verschiedenen Gruppen in der Schule, Gemeinde und der Schulträgerschaft übernehmen.

• In den Workshops sollen Ergebnisse gemeinsam mit der Projektgruppe Schulbau sowie weiteren Vertretern aus Politik und Verwaltung und ggf. Lehrerschaft / päd. Personal erarbeitet werden.

• Für die Schülerworkshops wünscht sich die Schule die Begleitung durch das Planungsbüro. Eine Weiterbehandlung des Themas im Unterricht ist mit vorheriger Anleitung denkbar.

• Die Elternschaft kann im Rahmen der Informationsveranstaltung zum Auftakt informiert und mitgenommen werden. Als weitere Möglichkeit kann zusätzlich eine Online-Befragung (bisher nicht im Ablaufmodell enthalten) durchgeführt werden. Zu den Workshops sollte die Elternschaft jedoch nur durch die vorher bestimmten Elternvertreter/innen vertreten sein.

• Als Ergebnis des Verfahrens liegt eine Aufgabenbeschreibung inkl. Raum- und Funktionsprogramm vor, das „Pflichtenheft“ für das Hochbau-Architekturbüro.

• Auf dieser Basis kann eine vorläufige Kostenermittlung für die eigentliche Baumaßnahme erstellt werden.

Vom Planungsbüro ist ein Ablaufmodell für die Beteiligung mit verschiedenen Bausteinen einschließlich einer vorläufigen Kosteneinschätzung erarbeitet worden. Diese sind als Anlage beigefügt und werden Grundlage für die endgültige Angebotserstellung sein.

Soweit die 33,5 Tagewerke voll in Anspruch genommen werden sollen, belaufen sich die Kosten auf rd. 24.000 € brutto. In der Summe sind die Kosten für Fragebogenaktionen nicht enthalten. Entscheidet sich der Schulausschuss für eine der optional angebotenen Leistungen, erhöht sich die Auftragssumme entsprechend. Details hierzu sollen in einem Startgespräch der Projektgruppe "Schulbau" im November 2021 beraten werden.

Enthalten sind in 1.3 Ausarbeitung das Funktions- und Raumprogramm sowie die hierauf basierende Kostenschätzung (7 Tagewerke), die in einer späteren Leistungsstufe der Architektenplanung/Hochbauplanung berücksichtigt werden können.

Der Schulausschuss hat sich am 25.10.2021 mit der Problematik befasst.

Anlage/n:

Ablaufmodell und Bausteine

Kostenschätzung/vorläufiges Angebot für das Beteiligungskonzept