Vorlage - VO/2024/12-194  

1. Die Gemeinde Barnitz spricht sich für eine zeitnahe Umstellung auf die vollständig digitale Gremienarbeit mit Hilfe des Ratsinformationssystems ALLRIS aus.

2. Die papierlose Übersendung bzw. Bereitstellung aller Sitzungsunterlagen soll frühestens ab dem ….   (Datum) und spätestens ab dem …….. (Datum) erfolgen.

3. Die Verwaltung wird beauftragt, die erforderlichen Anpassungen in der Hauptsatzung und der Geschäftsordnung vorzubereiten und der Gemeindevertretung zur Beschlussfassung vorzulegen.

4. Die Gemeinde setzt für die digitale Gremienarbeit eigene Tablet-PCs ein.

Hierzu soll eine zentrale Beschaffung durch die Verwaltung erfolgen.

Folgende Geräte sollen im Jahr 2024 beschafft werden:

-Anzahl und Typ-

5. Zubehör wie z.B. Schutzhüllen, Tastaturen oder Eingabestifte werden durch die Gemeinde nicht beschafft.

6. Die erforderlichen Haushaltsmittel sind von der Verwaltung zu ermitteln und in der Haushaltsplanung 2024 zu berücksichtigen.

Das Amt Nordstormarn und die amtsangehörigen Gemeinden setzen seit 2018 das Programm ALLRIS als Rats-, Amts- und Bürgerinformationssystem ein.

Derzeit werden mit dem Programm die Einladungen und Niederschriften für die Sitzungen der kommunalen Gremien sowie die zur Beratung der Sachthemen erforderlichen Beschlussvorlagen erstellt.

Die Versendung der Sitzungsunterlagen erfolgt für die einzelnen Gemeinden leider sehr uneinheitlich.

Grundsätzlich erstellt die Verwaltung aus allen einzelnen Sitzungsdokumenten (Einladung und Beschlussvorlagen) eine PDF-Datei, die dann per Mail an die Mitglieder der Ausschüsse und Gemeindevertretungen übersendet wird. In dieser Mail ist zusätzlich ein Link angefügt, der zu den entsprechenden Dokumenten im ALLRIS-Ratsinormationssystem verweist.

Zudem werden die Unterlagen in nicht unerheblicher Menge noch von der Verwaltung ausgedruckt und in Papierform versendet.

Beide Übermittlungswege sind für die Verwaltung aufwendig und kosten viel Arbeitszeit und Papier.

Das Programm ALLRIS bietet hierfür zwei rein digitale Alternativen:

Das Ratsinformationssystem als abrufbare Internetseite und

die ALLRIS-App für Tablet-PCs (Betriebssysteme: Android, IOS und Windows).

Beide Möglichkeiten werden auch schon in einigen Gemeinden des Amtes zusätzlich genutzt.

Bereits in den Jahren 2018 und 2019 wurde den Gemeinden durch die Verwaltung der Kauf und Einsatz von Tablet-PCs, die Nutzung der ALLRIS-App und die Umstellung auf eine rein digitale Gremienarbeit vorgeschlagen.

Folgende Gemeinden haben daraufhin Tablets (IPads) beschafft:

Gemeinde Badendorf (vollständige Ausstattung)

Gemeinde Hamberge (vollständige Ausstattung)

Gemeinde Klein Wesenberg (teilweise Ausstattung)

Gemeinde Mönkhagen (vollständige Ausstattung)

Gemeinde Westerau (teilweise Ausstattung)

Inwieweit diese Geräte noch vorhanden und einsatzfähig sind, ist der Verwaltung derzeit nicht bekannt.

Grundsätzlich ist die ALLRIS-App aber auch auf älteren iPads lauffähig.

Zusätzlich ist die Nutzung eigener mobiler Endgeräte durch die Mitglieder der Gremien zulässig. Bereits jetzt kann jedes Mitglied über die Internetadresse https://www.amtnordstormarn.sitzung-online.de/ri/logon.asp das Ratsinformationssystem erreichen und die dort zugänglichen Dokumente mit einem PC oder Laptop abrufen.

Auch die ALLRIS-App lässt sich problemlos auf privaten Endgeräten installieren und mit den bekannten individuellen Zugangsdaten nutzen. (Hinweis: Die Installation der ALLRIS-App auf einem Handy ist technisch nur bei einigen wenigen Geräten möglich, z.B. Samsung Galaxy S21/S22/S23.)

Das Programm ALLRIS bietet neben den bisher genutzen Möglichkeiten noch weitere nützliche Funktionen, die bislang von Verwaltung und Politik nicht genutzt werden.

Hauptsächlich ist hier die sogannte „Beschlussverfolgung“ zu nennen.

Mit der Beschlussverfolgung wird die weitere Abarbeitung und Umsetzung der politischen Beschlüsse über das Programm ALLRIS besser gesteuert. Es werden verwaltungsinterne Zuständigkeiten definiert, Arbeitsanweisungen und Arbeitsschritte dokumentiert. Zudem können Zwischen- und Endergebnisse der Bearbeitungstätigkeit zu einzelnen Beschlüssen als Mitteilung an die politischen Gremien gegeben werden.

Im Ergebnis kann eine deutlich bessere Transparenz des Verwaltungshandelns bezogen auf die Beschlüsse der Gemeindevertretungen erreicht werden.

Über die ALLRIS-App oder das internetbasierten Ratsinformationssystem stehen diese zusätzlichen Informationen dann auch allen Mitgliedern der politischen Gremien zur Verfügung.

Die Verwaltung hat in der 2.Jahreshälfte 2023 die bisher nicht genutzten Möglichkeiten und Funktionen von ALLRIS intern eingeführt und die Arbeitsabläufe in ALLRIS mit einer Dienstanweisung verbindlich geregelt.

Die Verwaltung regt nunmehr an, auch von Seiten der Gemeinden und der Amtsgremien den nächsten Schritt in Richtung einer vollständig digitalen Gremienarbeit zu gehen, insbesondere in Hinsicht auf die papierlose Übermittlung aller Sitzungsunterlagen.

Die Vorteile einer (komplett) digitalen Gremienarbeit stellen sich dabei im Wesentlichen wie

folgt dar:

• Der Einsatz von Tablet-PCs ermöglicht ein effizienteres Arbeiten mit den

Dokumenten;

• einfache Recherchemöglichkeiten;
• schneller Zugang zu den Beratungsergebnissen der Fachausschüsse;
• direkte Informationen zur Umsetzung von Beschlüssen;
• der Transport von Dokumenten in Papierform wird minimiert;
• Reduzierung der Druckkosten;
• die Laufzeiten durch den Postversand fallen weg;
• Reduzierung von Porto-Kosten;
• E-Mail-Benachrichtigung bei neuen oder geänderten Einladungen;
• Benachrichtigungssystem für neue Vorlagen;
• Durch die Zugangssicherung mittels Passwort werden die heutigen Ansprüche an

den Datenschutz deutlich besser umgesetzt, als dieses in Papierform möglich ist.

In allen Fällen, in denen die Lesbarkeit auf digitalen Geräten problematisch ist, z. B. bei

Planungsunterlagen zu F- oder B-Plänen oder beim Haushaltsentwurf, besteht natürlich

weiterhin die Möglichkeit, Unterlagen ergänzend in Papierform zu versenden.

Voraussetzung für die digitale Gremienarbeit ist die Nutzung von mobilen digitalen Endgeräten, vorzugsweise von Tablet-PCs.

Wie bereits oben beschrieben, haben bislang nur einige Gemeinden entsprechende Geräte beschafft.

Auch hier regt die Verwaltung an, das Thema einer Tablet-PC Beschaffung bzw. die mögliche Nutzung eigener privater Geräte noch einmal neu in den Gemeindevertretungen zu beraten und ggf. bei der anstehenden Haushaltsplanung für 2024 zu berücksichtigen.

Aus der Erfahrung empfiehlt es sich, Geräte des gleichen Typs und mit gleichem Betriebssystem, z.B. das iPad 11 Zoll (ab ca. 800 € ohne Zubehör) oder das iPad-Pro mit 12,9 Zoll Bildschirmdiagonale (ab ca. 1.300 € ohne Zubehör), zentral für die Gemeinde zu beschaffen. Hierdurch ist eine einheitliche Nutzung und Bedienung von ALLRIS gewährleistet und die Nutzer können sich bei Fragen und Problemen gegenseitig helfen.

Natürlich sind auch Geräte anderer Hersteller mit dem Betriebssystem Android nutzbar

(z.B. Samsung Galaxy Tab S7 mit 12,4 Zoll ab ca. 500 € ohne Zubehör; Samsung Galaxy Tab S9+ mit 12,4 Zoll ab ca. 1.050 € ohne Zubehör; Honor Pad 8 mit 12,00 Zoll ab ca. 225 € ohne Zubehör).

Für den Amtsausschuss und den Hauptausschuss kann die gesonderte Beschaffung von

Endgeräten entfallen, wenn alle Gemeinden ihrerseits die Anschaffung beschließen.

Eine Nutzung der von den Gemeinden gekauften Geräte für die Sitzungen des Amtes oder

auch eines künftigen Schulverbandes ist selbstverständlich möglich. Die Zugangsberechtigungen in der ALLRIS-App können dementsprechend eingerichtet werden.

Der Amtsausschuss hat sich in seiner Sitzung am 05.09.2023 mit dem Thema der „Weiterentwicklung der digitalen Gremienarbeit mit ALLRIS“ beschäftigt und

den Gemeinden die Beschaffung und/oder Nutzung von Tablet-PCs sowie eine Umstellung auf die vollständige digitale Gremienarbeit empfohlen.

Als weitere Vorgehensweise ist nunmehr angedacht:

• Abfrage des Beschaffungsbedarfs an Tablet-PCs mit dieser Beschlussvorlage;
• Berücksichtigung in der Haushaltsplanung für 2024;
• Zentrale Beschaffung der Geräte durch das Amt (voraussichtlich vergaberechtsfrei über Dataport);
• Anpassung der einzelnen Hauptsatzungen und Geschäftsordnungen der Gemeinden, wenn eine vollständige digitale Gremienarbeit gewünscht wird;
• Vorbereitung der Geräte, Installation der ALLRIS-App, Auslieferung an die Gemeindevertreter/innen und bürgerlichen Ausschussmitglieder;
• Schulungen für die Bedienung der Geräte und der ALLRIS-App durch die Amtsverwaltung an 2-3 alternativen Terminen

Nach einer gewissen Einarbeitungszeit mit den neuen Geräten und der ALLRIS-App, z. B.

nach einem halben Jahr, könnten die Gemeinden dann die endgültige Umstellung auf einen

papierlosen Versand beschließen.

Bis dahin würde parallel die Versendung von Einladungen, Vorlagen oder Protokollen in Papierform durch die Amtsverwaltung erfolgen.

Gemeinden, die bereits schon jetzt mit Tablet-PCs arbeiten, können gerne einen schnelleren Umstiegstermin festlegen.

Abhängig von der gewünschten Anzahl zu beschaffender Endgeräte