Auszug - Bericht des Amtsdirektors  

1. Der Amtsdirektor berichtet über die Aktuelle Lage in der Flüchtlings- und Asylantenunterbringung. Im letzten Jahr sind 120 Personen aufgenommen worden, diese Jahr bisher 22 Personen. Erwartet werden für 2023 noch 50 bis 70 weitere Flüchtlinge oder Asylanten.

Derzeit verfügt das Amt über 47 Unterkünfte und aktuell noch über 11 freie Plätze. Mit Fertigstellung der neuen Unterkunft in Trenthorst kommen dann noch 35 weitere Plätze dazu.

2. Danach gibt Herr Tietgen einen Bericht über Umsetzungsstand Umbau und Herrichtung der neuen Unterkunft in Trenthorst. Die Außenanlage wurde aufbereitet und als Erstmaßnahme sind Dacharbeiten eingeleitet, da es in einigen Räumen bereits zu Schimmelbildung an den Wänden gekommen ist durch Undichtigkeiten, u.a. am Schornstein.

3. Am 17.04.2023 hat eine Einwohnerinformationsveranstaltung zu der neuen Unterkunft in Trenthorst stattgefunden, an der ca. 60 Bürgerinnen und Bürger teilgenommen haben, deren Fragen und Bedenken aufgenommen wurden. Insgesamt war es ein sehr konstruktiver Austausch. In Trenthorst/ Westerau bildet sich gerade eine ehrenamtliche Initiative für die Unterstützung der Flüchtlinge.

Aus der Veranstaltung in Trenthorst wurde sehr deutlich, dass eine regelmäßige Betreuung der Flüchtlinge durch Mitarbeitende des Amtes erforderlich und gewünscht ist, z.B. zum rechtzeitigen Erkennen von Problemen. Hier weist Herr Tietgen auf die gute Arbeit des neuen Sozialarbeiters Herrn Kaza hin, welcher sich bereits gut eingearbeitet hat. Auch die

Zusammenarbeit mit Frau Zarghami ist sehr gut.

Im Herbst diesen Jahres soll geprüft werden, ob die Stelle von Herrn Kaza im nächsten Jahr um 10 h angehoben werden sollte, sodass er Vollzeit arbeitet würde. Angesichts der weiterhin hohen Flüchtlingszahlen und der großen Anzahl von Unterkünften ist die Aufstockung wahrscheinlich notwendig. Möglicherweise ist eine Erhöhung bereits zum Herbst diesen Jahres erforderlich.

4. Zum Thema SÜVO spricht Herr Tietgen das weitere Vorgehen in den Gemeinden an. In Barnitz, OT Benstaben wurden aufgrund von Straßensanierungsmaßnahmen Haushaltsmittel eingeplant. Auch in Hamberge, hier im gesamten Gemeindegebiet, läuft aufgrund des Zustandes der Kläranlage das Verfahren bereits, Ausschreibungen für diese beiden Gemeinden wurden vorgezogen und Planungsbüros sind bereits beauftragt.

In allen anderen Gemeinden wurden keine Mittel für 2023 veranschlagt. Daher wird es notwendig sein, einen Nachtragshaushalt in diesen Gemeinden aufzustellen. Herr Tietgen schlägt vor, dass die restlichen Gemeinden die Kontrollarbeiten über eine gemeinsame Ausschreibung vergeben. Diese könnten dann im Losverfahren abgearbeitet werden.

Es wird darüber diskutiert, inwieweit die Unterlagen der SÜVO von 2013 genutzt werden können und abgearbeitet sind. Herr Tietgen rät dazu, Mängel aus der ersten SÜVO nicht weiter zu verfolgen, sondern mit der nun geplanten Neufeststellung beheben zu lassen. Da es viele Unklarheiten zu den Anforderungen einer neuen SÜVO gibt, bietet Herr Tietgen an, einen gemeinsamen Termin für ein Gespräch für Bürgermeister und Bürgermeisterinnen sowie der Verwaltung und der Unteren Wasserbehörde des Kreises zu vereinbaren.

Zusatzinformation zum Protokoll

Mögliches weiteres Vorgehen:

1. Schritt: Ingenieursleistung für Grundlagenermittlung und Erstellung des Leistungsverzeichnis

2.Schritt: Vergabe der Leistungen (Verfilmung, Hydraulik-Berechnung, Zustandserfassung, Maßnahmenkatalog mit Prioritätenliste, Datenübermittlung an den Kreis), Ergebnisse voraussichtlich Sommer 2024

5. Hinsichtlich der Prüfung durch das Gemeindeprüfungsamt liegt ein vorläufiger Prüfbericht nun vor und es wird hierzu noch ein internes Abschlussgespräch am Donnerstag, 27.04.2023, mit der Verwaltung stattfinden.

Ein Punkt im Bericht beschäftigt sich auch mit den bestehenden Dienstvereinbarungen und  –anweisungen. Aktuell wurden bereits schon einige Dienstvereinbarungen und                      –anweisungen bearbeitet, wie z.B. die DV flexible Arbeitszeit, DV Homeoffice, DA IT, DA Gremienbetreuung/ALLRIS, und befinden sind im Abstimmungsverfahren mit dem Personalrat.

Ein weiterer Punkt ist die bisher nicht ausreichende Schulung von Mitarbeitenden. Hier hat Herr Tietgen geplant, für anstehende Schulungen auch einmal die Amtsverwaltung zu schließen.

Vorerst gibt es bereits Termine für eine Schulung zum Vergaberecht am

29.06.2023 und 13.07.2023 jeweils von 09:00 – 15:00 Uhr im Amt Bad Oldesloe-Land. Eine entsprechende Informationsveranstaltung für die Mitglieder des Amtsausschusses ist nach der Kommunalwahl geplant.

Der Bericht des GPA wird in einem kurzfristig zu planenden Amtsausschuss vorgestellt.

Zusatzinformation zum Protokoll

Nach Rücksprache mit dem Gemeindeprüfungsamt soll der Bericht noch vor der Sommerpause im Juli vorgestellt werden. Ein früherer Zeitpunkt ist auch auf Grund der Kommunalwahl und der anstehenden konstituierenden Sitzungen im Juni nicht möglich.

6. Ab nächster Woche wird es zu Umbaumaßnahmen im Bereich des Vorzimmers des Amtsdirektors kommen. Es wird ein neues Büro eingerichtet für den Mitarbeiter der IT. Die Bürgermeisterfächer werden vorübergehend ins Trauzimmer verlegt. Geplante Dauer der Maßnahme ist ca. 2 Wochen.

7. Herr Tietgen kommt auf die telefonische Erreichbarkeit der Mitarbeitenden im Amt zu sprechen. Zur Zeit gibt es noch einige technische Mängel bei der Weiterleitung von Gesprächen, wenn ein Mitarbeitender nicht im Hause oder erreichbar ist. Dies soll kurzfristig durch sinnvolle Weiterschaltungen behoben werden. Auch wünscht sich Herr Tietgen, dass die Mitarbeitenden in den Zeiten außerhalb der Sprechstunden für die konzentrierte Abarbeitung die Telefone auf einen Anrufbeantworter aufschalten können. Erreichbar werden in jedem Fall er selbst und auch der Leiter des Ordnungsamtes, Herr Radzuweit sein, auch außerhalb der Öffnungszeiten. Weiterhin ist geplant, auf die Zentrale eine vorgeschaltete Ansage zu legen, nach der der Anrufende über Tastenkombination direkt zu

a) Meldeamt b) Sozialamt c) Zentrale geleitet werden kann, da derzeit ein sehr hohes Aufkommen an Anrufen eingeht, die direkt zu a) oder b) weitergeleitet werden möchten. Dies bindet unnötige Arbeitszeit.