Vorlage - 2023/23-254  

Der Hauptausschuss beschließt die Anschaffung einer neuen Zeiterfassungssoftware und ermächtigt den Amtsdirektor, die Aufträge im Rahmen des vorgeschlagenen Auswahlverfahrens zu erteilen. 

Begründung aus der Investitionsplanung Amtshaushalt 2023:

Die aktuelle Softwarelösung für die Zeiterfassung ist kostengünstig, birgt aber aus Sicht der Verwaltungsleitung auch Schwachpunkte und Risiken mit sich:

1. Datenschutz / Datensicherheit: Bei der Software handelt es sich um eine sogenannte „webbasierte Software“, bei der die gesamten Daten zentral beim Anbieter gespeichert werden. Das Amt selbst hat somit keinen direkten Zugriff auf die sensiblen (z.B. Krankheitstage) und personenbezogenen Daten der Mitarbeiter:innen. Es gibt zwar eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung, die den Missbrauch der gespeicherten Daten verhindern soll, dennoch ist aus Sicht der Verwaltungsleitung hier dem Datenschutz und der Datensicherheit für die eigenen Mitarbeiter:innen nicht ausreichend genüge getan. Um diese zwingend erforderlichen Bedingungen zu erfüllen, müsste eine Verlagerung der Datenhaltung auf den eigenen Server des Amtes erfolgen. Dies ist mit dem aktuellen System technisch nicht umsetzbar.

2. Buchungen im Zeiterfassungssystem: Da die Software im Regelfall erst nach dem Hochfahren des eigenen PCs genutzt werden kann, kommt es immer wieder zu verzögerten Anmeldungen und anschließend zu einem erhöhten Korrekturbedarf einzelner Zeitbuchungen. Die Buchungskorrektur ist zudem erst „nach“ dem Arbeitstag möglich, was wiederum zu fehlerhaften Korrekturen führen kann. Die Sicherstellung einer einheitlichen Erfassung der Arbeitszeiten ist nur durch Zeiterfassungsterminals zu gewährleisten, welche an den Ein- und Ausgängen des Gebäudes installiert, die Kommen- und Gehen-Buchungen per Chip oder Chipkarte ermöglichen. Das aktuell genutzte System bietet leider kein eigenes Zeiterfassungsterminal an, noch ist die technische Anbindung von Fremdterminals per Schnittstelle möglich. Die Nutzung über Mobil-App soll ebenfalls gewährleistet sein.

3. Weitere Funktionen: Die Software ist zudem von ihren Funktionen eingeschränkt. So kann z.B. nicht „auf einen Blick“ angezeigt werden, welche Mitarbeiter:innen aktiv im Dienst, wo sich diese Mitarbeiter:innen derzeit befinden (z.B. im Amtsgebäude, im Homeoffice oder im Außendienst). Viele Informationen sind erst durch das Navigieren durch die Software erreichbar, ohne dass diese Navigation einer konsequenten Logik folgt. Damit wird die Anwendung des Programms unnötig erschwert.

Aus den genannten Gründen ist die Anschaffung eines neuen Zeiterfassungssystems vorgesehen. Dieses System soll mindestens den gleichen Funktionsumfang wie die bisherige Software inkl. der neuen o. g. Anforderungen bieten. Von der Verwaltung wird ein Leistungskatalog entworfen, den die Bieter ausfüllen sollen, damit der Mehrwert der einzelnen Software erkennbar ist und ein Vergleich der Bieter möglich ist. Es soll dann im Rahmen der Bieterauswahl auch auf nachfolgende Mehrwerte geachtet werden:

• Verknüpfung mit der Gehaltssoftware des Kreises
• Urlaubsplanung
• Auskunfts- und Auswertungsmöglichkeiten wie Fehlzeitenkalender u.a.
• Infobildschirm in der Poststelle für Bürgermeister:innen über Anwesenheit Mitarbeiter:innen
• Kopplung mit einem evtl. in Zukunft vorhandenen Schließsystem für die Türen über Chipbasis

Es sind 12.000,00 € für Soft- und Hardware inkl. Installation vorgesehen, die auch im Haushalt 2023 eingeplant wurden.

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